am 09.04.2020 News Zahl der Woche

„Neue“ Wege in der Krise

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91 Prozent der Deutschen glauben laut einer G7-Studie im Auftrag von Kantar (eines der weltweit führenden Unternehmen für Data Science, Insights und Consulting), dass Deutschland sich von der Krise erholen und zur Normalität zurückkehren wird.

Wie viele andere Unternehmen hat die COVID-19-Pandemie auch ORGA-SOFT schon frühzeitig herausgefordert, besondere Maßnahmen in die Wege zu leiten. Uns liegt die Gesundheit aller sehr am Herzen und die aktuelle Situation geht nicht nur unser eigenes Team und unsere Kunden etwas an, sondern uns alle gemeinsam. Die Corona-Krise zwingt uns daher zu verantwortlichem Handeln in allen Bereichen. Dazu gehört neben der sofortigen Einschränkung aller Geschäftsreisen auch das Bereitstellen des erforderlichen Technologie- und Systemzugangs, damit Mitarbeiter von Zuhause arbeiten können sowie die besonders gründliche Reinigung der Büros.

 

100% virtuell und digital

Bereits mit der Schließung von Schulen, Kitas und öffentlichen Einrichtungen vor drei Wochen haben wir an allen Standorten dazu aufgefordert, von Zuhause zu arbeiten. Innerhalb weniger Tage konnten wir alle Mitarbeiter technisch soweit ausstatten, dass knapp 90% der Mitarbeiter ins Home-Office umziehen konnten. Ausgenommen sind Personen, für die aufgrund ihres Aufgabenbereiches eine Anwesenheit im Büro erforderlich ist. Zum Schutz dieser Kollegen haben wir die Empfehlungen der Gesundheitsbehörden befolgt und entsprechende Maßnahmen ergriffen.

Besondere Situationen erfordern besondere Maßnahmen oder für den einen oder anderen ganz neue Wege, wie das Arbeiten im Home-Office. Waren es bisher nur wenige ORGA-SOFT Mitarbeiter, die regelmäßig im Home-Office gearbeitet haben, so hat sich das am 16. März 2020 in einem rasanten Tempo gewandelt. Wer bisher dachte, Home-Office sei entspannt im Jogginganzug auf dem Sofa zu arbeiten, stimmt sich jetzt über Videokonferenztools und das interne Teamportal wie selbstverständlich mit den Kollegen von Zuhause aus ab – nicht im Jogginganzug, nicht von der Couch.

Projektgruppen organisieren sich in Workspaces innerhalb unseres Teamportals und sind so immer alle auf dem gleichen Stand. Die klassische Begegnungskommunikation erfolgt ebenfalls in unserem Teamportal, oder eben per Videokonferenz.

Da wir auch die Reisetätigkeit aller Teams komplett unterbunden haben, um die Verbreitung des Virus zu verlangsamen, finden die meisten Kundentermine seitdem über Video-/Telefonkonferenzsysteme statt, damit laufende Projekte weiterhin im Zeitplan bleiben können. Gleiches gilt für Schulungstermine – diese werden über Zoom durchgeführt. Die notwendige Technologie ist bereits seit langem im Einsatz und hat sich bewährt, nur wird sie eben jetzt von jedermann verwendet.

Nicht nur wir, sondern auch unsere Kunden mussten, bedingt durch Corona, kurzfristig auf digitale Abläufe umstellen – für uns als Softwareunternehmen ein überschaubarer Aufwand. Bestehende Lizenzpakete mussten erweitert werden und mobile Hardware kam zum Einsatz. Die hierfür benötigte Infrastruktur (VoIP, VPN, Citrix, etc.) und das erforderliche Know-how waren bereits vorhanden. Durch die Nutzung des DocuWare Dokumenten Management Systems (DMS) und die Verwendung unserer eigenen Cloud-Services stehen den Mitarbeitern alle Daten und Dokumente jederzeit auch Zuhause wie gewohnt zur Verfügung.

Cloud-Kunden konnten direkt ins Home-Office wechseln, ohne dass hierfür technische Anpassungen notwendig gewesen wären. „Wir als sehr schnell wachsendes Startup in der Getränkebranche stehen in der aktuellen Situation vor der Herausforderung in einer allgemeinen Krisensituation mit starkem Wachstum umgehen zu müssen. Zum Schutz unserer Mitarbeiter arbeitet ein Großteil unserer Belegschaft derzeit aus dem Home-Office, was durch das Arbeiten in der Cloud mit INTEGRA® ohne weitere Anpassungen problemfrei umzusetzen war,“ so Christoph Halm, Head of Operations bei curameo AG.

Die Krise als Chance

Auch wir sind uns sicher, dass sich Deutschland von der Krise erholen und zu einer Normalität zurückfinden wird – wenn diese auch anders als zuvor sein wird. Die Corona-Pandemie hat viele negative Seiten, aber sie hat uns im privaten als auch im beruflichen Umfeld gezeigt, dass wir jederzeit alte Gewohnheiten ändern und neue – vielleicht auch bessere – entwickeln können. Durch die konsequente Nutzung moderner Technologien im Arbeitsalltag wurde Zusammenarbeit neu definiert, die auch nach der Krise nachhaltig Abläufe verbessern kann und somit eine echte Chance darstellt. Der soziale Kontakt fehlt uns, aber es ist ja nicht für immer.

 

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Wir lassen Ihnen regelmäßige Informationen zum Thema Digitalisierung und den damit einhergehenden Wandel zukommen. Dabei geht es, wie immer bei ORGA-SOFT, in erster Linie um das Thema Menschen und Organisation, erst in zweiter Reihe stehen die technologischen Fortschritte.